Caroline Webb, coach i autorka książki zatytułowanej How to have a good day wyjaśnia, że za niezrealizowane sprawy, postanowienia i plany odpowiedzialność ponosi mózg, który z natury zaprogramowany jest na odciąganie w czasie aktywności związanych z realizacją zadań. Jednak nie jest to regułą, jeżeli bowiem jednostka ma świadomość, że wysiłki zmierzające do osiągnięcia zamierzonych celów zostaną uwieńczone konkretnymi, tj. mierzalnymi korzyściami, wówczas jesteśmy skłonni – a nawet czujemy się zmotywowani – do realizacji zadań w zdefiniowanym terminie. Jeśli zaś potencjalna korzyść ma charakter abstrakcyjny, wówczas motywacja związana z realizacją punktów na liście zadań może przybrać postać tzw. słomianego zapału.
Zjawisko odwlekania w czasie nosi nazwę prokrastynacji i w skrócie można je opisać następująco: Jestem bardzo zajęta/y robieniem rzeczy, których nie muszę robić, po to, aby uniknąć robienia czegokolwiek, co powinienem/powinnam robić. Brzmi znajomo?
Prokrastynację można porównać do błędnego koła, a jego elementy składowe osadzają się w siedmiu zasadniczych aspektach:
- Odkładam realizację zadania, gdyż nie jestem pewna/y efektu, obawiam się porażki.
- Chyba jednak już czas rozpocząć realizację zadania, powinnam/powinienem; mam poczucie winy.
- Mogłabym/mógłbym to zrobić, ale akurat jestem teraz bardzo zajęta/y, „wyskoczyło” mi coś ważniejszego.
- Wcale nie odkładam realizacji zadania – zaprzeczam temu z całą stanowczością!
- Wykonam zadanie w ostatniej chwili lub, jeśli nie zdążę, zrezygnuję z jego realizacji.
- Obiecuję, że następnym razem nie odłożę zadania na ostatnią chwilę.
- Wracam do punktu wyjścia.
Warto w tym miejscu podkreślić, że odkładanie zaplanowanych zadań na bliżej nieokreślone „później” zależne jest również od predyspozycji psychicznych jednostki i nie świadczy o braku umiejętności zarządzania czasem lub o niekonsekwencji (Knaus, 2007).
Jak nie odkładać ważnych zadań?
Jednym ze sposobów na wzmacnianie atrakcyjności zaplanowanych działań, a tym samym na zrealizowanie zadań w ustalonym terminie, jest dzielenie się swoimi planami z innymi ludźmi. Z jakiego powodu jest to ważne? Nasz mózg zorientowany jest na pozytywne wzmocnienia, które otrzymuje ze strony innych osób. Innymi słowy, jeżeli mam pewność, że moje wysiłki zostaną nagrodzone – chętniej i sprawniej podejmuję aktywność, ponieważ na końcu drogi do realizacji celu czeka na mnie gratyfikacja w postaci pozytywnej informacji zwrotnej.
Badania wykazały, że jednym z powodów, dla którego nie podejmujemy działań są błędy poznawcze takie, jak na przykład efekt pominięcia. Okazuje się bowiem, że człowiek woli nie podejmować żadnych działań, niż podejmować działania, które mogłyby wiązać się z ponoszeniem kosztów. Dlatego też warto myśleć o przyszłym zadaniu w kategoriach korzyści, które mogą zostać osiągnięte tylko wtedy, gdy jednostka podejmie w tym celu aktywność, a zatem zrobi pierwszy krok. Brak działania to także decyzja. Może ona jednak w znacznym stopniu oddalać od uzyskania gratyfikacji na skutek włożonego wysiłku.
Efektywnym sposobem na wzmacnianie motywacji w kontekście realizacji zadań zawodowych może okazać się również planowanie działań na zasadzie osiągania celu „małymi krokami”. Jeśli przejawiamy nadmierną skłonność do koncentrowania się na ewentualnych kosztach, jakie można ponieść, wkładając wysiłek w realizację planu – metoda małych kroków minimalizuje wówczas ich skalę. A jeśli czeka na ciebie kilkanaście stron monotonnego raportu do przeczytania, spróbuj zadbać o to, żeby zapoznać się z nim w sprzyjających i przyjemnych dla ciebie warunkach. Być może przy filiżance ulubionej kawy, w przytulnej kawiarni?
Jeżeli mimo to nadal trudno jest zrobić pierwszy krok do realizacji zadań i planów, można zadać sobie pytanie: co mnie powstrzymuje? Być może tak postawione pytanie będzie stanowić krok milowy w przezwyciężeniu subiektywnych przeszkód. Warto więc zastanowić się nad tym, co można zrobić, żeby przezwyciężyć ograniczenia.
Dobra wiadomość dla osób, które zwlekają
Jeżeli jednak spróbowałaś/eś już wszystkiego i nadal zmagasz się z tendencją do odkładania ważnych spraw na później – naukowcy spieszą z dobrymi nowinami. Okazuje się bowiem, że przewlekła prokrastynacja może przyczynić się do większej kreatywności – jeśli zdecydujesz się podjąć działania na tzw. ostatnią chwilę. Profesor na Uniwersytecie w Wisconsin, Jihae Shin, przeprowadził badania w dwóch dużych firmach. Projekt badawczy dotyczył zależności pomiędzy częstotliwością zwlekania z postawionymi pracownikom zadaniami, a ich kreatywnością i innowacyjnością. Wyniki badań są zaskakujące! Otóż okazało się, że osoby, które zwyczajowo zwlekały z realizacją zadań, są najbardziej twórcze. Natomiast profesor Wharton Business School, Adam Grant, w książce zatytułowanej Originals: How non-conformists change the world wykazał, że najlepszymi są pierwsze pomysły, natomiast odroczenie sfinalizowania planu powoduje, że umysł przemierza dłuższą i bogatszą drogę do bardziej innowacyjnego spojrzenia na problem. Jednakże w artykule opublikowanym w New York Timesprofesor Grant przestrzega przed chronicznym odkładaniem spraw na bliżej nieokreśloną przyszłość, gdyż może to powodować poczucie winy i frustrację.
Autorka artykułu: dr Marzena Szymków-Gac
- Terapeutka TSR
- Terapeutka RTZ
- Konsultantka kryzysowa
- Psychotraumatolożka
- Mediatorka rodzinna
